باید در افقهای طولانی تر خط مشی های کلانی برای دفتر ارتباط با دانش آموختگان تعریف گردد.
استفاده از محیط مجازی برای حفظ ارتباط با دانش آموختگان راهکاری موثر خواهد بود.
در ابتدا می بایست اهداف و استراتژیهای دفتر ارتباط با دانش آموختگان مشخص شود.
به عنوان سؤال اول نظرتان راجع به تأسیس دفتر دانش آموختگان در دانشگاههای معتبر بین المللی و در رابطه با دفتر دانش آموختگان  این دانشگاه چیست؟
در خیلی از نقاط دنیا ارتباط دانشگاه با دانش آموختگان ارتباطی جدی و معنی داری است و این ارتباطی دو طرفه است چرا که چون افراد مدرک آن دانشگاه را دارند به نوعی خود را مدیون دانشگاه می دانند و سعی می کنند در جاهایی به دانشگاه خود کمک کنند.  همینطور دانشگاه نیز یک سیستم حمایتی چه از لحاظ اجتماعی و چه از لحاظ ارتباط با افراد ایجاد می کند تا افراد بتوانند یک سرویسی را از دانشگاه بگیرند. طبعاً در دانشگاه علوم پزشکی تهران چنین دفتری حتما لازم بوده است و این کار اتفاق افتاده است و به نوعی زمینه ارتباط با فارغ التحصیلان دانشگاه فراهم شده است. فعالیتهایی که دفتر ارتباط با دانش آموختگان دانشگاه تا کنون داشته است فعالیتهای خوبی بوده است، هر چند که می توان فکر کرد در افقهای طولانی تر خط مشی های کلانی تعریف شود و در راستای آن برنامه ریزی راهبردی اتفاق بیفتد. شاید در شروع کار این دفتر ضرورت ایجاب می کرده که بحثها بصورت موردی انجام می شده تا بعداً  قوامی در دفتر ایجاد گردد اما اصل وجودی این دفتر و اینکه اصولا یک برنامه ریزی کلانی داشته باشد، به نظر من بسیار خوب بوده است و شاید هم یک مقدار دیر تشکیل شده است و به هر حال حجم زیادی از فارغ التحصیلان، از دانشگاه خارج شده اند بدون اینکه دفتری وجود داشته باشد.
یکی از فعالیت هایی که این دفتر انجام می دهد برگزاری جشن های فارغ التحصیلی دانشجویان است به نظر شما برگزاری جشن یکپارچه برای فارغ التحصیلان چه مزیتی نسبت به جشنهای تکی می تواند داشته باشد؟
جشن فارغ التحصیلی قاعدتاً لازم است و در تمام دانشگاه ها عمومیت دارد و اینکه اصولا بصورت یکپارچه برگزار شود محاسنی هم دارد. البته بایستی به یک سری چالشها نیز توجه کرد، مهمترین مساله ای که جشن یکپارچه به نظر من دارد این است که باید تصمیم بگیریم آیا این جشن می خواهد جایگزین جشنهای دیگر شود یا نه. این موضوع مهم است بطوری که اگر این جشن قصد دارد جایگزین جشنهای دیگر شود من مقداری نگران می شوم چرا که جشنهای فارغ التحصیلی دانشکده ای، به نوعی فارغ التحصیلان را حمایت می کند و می توان گفت متولی اصلی آن نیست و در حقیقت دانش آموختگان را حمایت میکند و یک سری تسهیلات را در اختیار ایشان قرار می دهد. به نظر من اگر بگوییم که دیگر این جشهای فارغ التحصیلی دانشکده ای وجود نداشته باشد، چندان جالب نیست زیرا که جشن فارغ التحصیلی یکپارچه رسمی تر بوده و آن حال و هوای خودمانی تر را ندارد و بعید است که کسی که فارغ التحصیل می شود حتی اگر در جشن یکپارچه شرکت کرده باشد، علاقمند به برگزاری آن جشن دانشکده خود نباشد. بنابراین جشنی که امسال برگزار شد تضادی با جشن دانشکده ای ندارد. البته این سری جشنهای یکپارچه از لحاظ زمانی دارای مشکل است مثلاً همه بچه های شرکت کننده در این جشن یکپارچه یک زمان فارغ التحصیل نمی شوند. باتوجه به اینکه دانشجویان رزیدنتی ما جشن فارغ التحصیلی ندارند، در صورتی که دانشجویان علوم پایه اکثراً جشن فارغ التحصیلی دارند، حتی می توان به این فکر کرد که دانشگاه تمرکز خود را بر روی دانشجویان تحصیلات تکمیلی ها بگذارد چرا که این مجموعه از گروه های کوچکی تشکیل شده و طوری نیست که همگی با هم جشن بگیرند. برداشت من این است که این جشن را به سمت تحصیلات تکمیلی ببریم. به این ترتیب این جشن هم بسیار زیبا خواهد بود و از طرفی دانشگاه می تواند بگوید که ما هم جشن یکپارچه و هم جشن های کوچک تر داریم.
به نظر شما جشن یکپارچه فارغ التحصیلی یک جشن موفق بود و می تواند تداوم داشته باشد یا نه؟
مسلماً جشن موفقی بود زیرا با توجه به شرکت حجم زیاد مراسم، شرکت کنندگان راضی بودند و در مورد پذیرایی هم می توانم بگویم خوشبختانه خوب بود. بنابراین می توان گفت جشن موفقی بود البته این کار حتما از سال پیش برنامه ریزی شده بود که مثلاً امسال چه کاری بایست کرد. ولی فکر می کنم برای سالهای بعد چنین کاری لازم نباشد و اگر قرار باشد برای سالهای بعدی چنین کاری انجام شود دیگر بسیاری از کارها نیاز نباشد و نیروهای کمتری برای انجام آن لازم باشد. به عنوان مثال جشنواره شهید مطهری که با دوستان برای بار اول برگزار کردیم، چک لیست هایی تهیه کردیم و فعالیت هایی که تا روز مراسم می بایست انجام شود و اینکه توسط چه کسی انجام شود همه را تعیین کردیم. این به ما خیلی کمک کرد و از سالهای بعد طبق چک لیستها عمل کردیم، فقط ممکن بود که افراد تغییر کند و همه وظایف خود را طبق چک لیست ها می دانستند.
همچنین مثل شرکتهایی که کنگره های مختلفی برگزار می کنند  وطبق زمان بندی هریک از اعضا وظایفی دارند که دقیقا مشخص است. به نظر من دانشگاه می تواند هر سال این جشن را برگزار نماید. اما در مورد زمان برگزاری آن که در خرداد برگزار شد باید گفت که اگر چه زمان خوبی بود ولی زمان بهتر با توجه به فارغ التحصیلی، جشن در اردیبهشت ماه است و اصولاً بهتر است زمانی جشن را برگزار کرد که اوج فارغ التحصیلی است.
نظر شما درخصوص محتوای مراسم که شامل سخنرانی با حضور مسؤلین کشوری در بخش رسمی و برنامه های تفریحی در آخر آن بود چیست؟
به نظر من ما بایست در مورد این موضوع فکر کنیم که بخش رسمی چقدر دوام پیدا مینماید. چنانکه امسال در بین دانش آموختگان دختر آقای دکتر علی لاریجانی رئیس مجلس هم حضور داشت. ولی برای سالهای بعد فکر کنیم که اگر این افراد در جشن حضور پیدا ننمایند، مقدار انعکاس جشن در جامعه چقدر خواهد بود. اگر این مراسم در حدی است که مسوولین کشوری حضور پیدا کنند به نظر من بسیار خوب است. البته مراسمی که دانشگاه برگزار می نماید بیشتر جنبه رسمی داشته و مخصوصا سخنرانی ها در آن زیاد است. البته این اشکال این گونه مراسم است چرا که دانش آموختگان علاقمندند کلیپ های خود را بگذارند و نمایشی هم اجرا نمایند، خیلی از این کارها شاید عملی نباشد ولی قابل تقلیل هست. هم بخش رسمی و بخش شاد آخر آن.
به نظر شما دفتر ارتباط با دانش آموختگان در چه زمینه های دیگری می تواند فعالیت نماید؟
موردی که الآن به ذهنم می رسد استفاده از محیط مجازی برای دانش آموختگان است، من می دانم که دانش آموختگان 10سال پیش به قبل، مقدار کمتری از دنیای مجازی آگاهی دارند، اما دانش آموختگان 10 سال پیش تا کنون آگاهی بیشتری از دنیای مجازی دارند و شما بایست برای این افراد زمینه ای فراهم کنید برای بحث و گفتگو و با توجه به اینکه بیشتر فارغ التحصیلان ما در خارج از کشور حضور دارند، با وجود فضای مجازی این افراد می توانند با دانشگاه ارتباطی داشته باشند و به این ترتیب افراد موفق به راحتی خود را معرفی نمایند. دانش آموختگانی که ایده های جدیدی داشته و یا علاقمند باشند اطلاعاتی در زمینه دانشگاه کسب کنند، مثلا از رنکینگ دانشگاه در دنیا بخواهند مطلع شوند، می توانند با مراجعه به سایت از این موضوعات آگاهی یابند.
به نظر من چنین سایت خلاقانه ای که طراحان خلاقی داشته باشد، بسیار مؤثر خواهد بود و از درون آن تعدادی هم ایده جدید می توان یافت کرد. طوری که افراد زیادی ترغیب به ثبت نام در این سایت شوند مانند گردهمایی ها اطلاع داده شود و سیستم ایمیل که البته سایت شما دارد و چیزهای جذاب دیگر.
باتوجه به اهداف تاسیس دفتر ارتباط با دانش آموختگان که استفاده از پتانسیل های دانش آموختگان است، به نظر شما در حوزه آموزش، معاونت آموزشی چه تعاملی با این دفتر و دانش آموختگان می تواند داشته باشد؟
واقعیت این است که بیشتر این کارها در سطح محیطی انجام شده است و اتفاقا تجربه خیلی خوبی هم شده است، مثلاً ما که در گروه آموزشی هستیم اگر کسی را که می شناسیم و فارغ التحصیل خود مان است و یا در هر صورت لینکی با ایشان داریم، موقعی که ایشان به ایران می آید برنامه ریزی کنیم که به معاونت آموزش تشریف بیاورند و سخنرانی هم برای دانشجویان جدید داشته باشند ولی تا آنجایی که خبر دارم به صورت جدی کار هماهنگی در سطح دانشگاه نشده است. البته در انجام این کار، چالشهایی وجود دارد و یک سری ملاحظاتی دارد که در سایر کارهای رسمی نیست. به این مضمون که اگر کسی را دعوت به مصاحبه می نماییم لازمه آن این است که یک سری ملاحظات را در نظر بگیریم تا گروهی را که این ملاحظات را رعایت کرده بتوانیم به ایران دعوت نماییم.
البته ما در بحث آموزش کار جدی نکرده ایم، شاید اگر ذخیره ای از افراد وجود داشته باشد و بتوان برنامه ریزی کرد آن وقت به گروه ها می توانیم اطلاع دهیم که این افراد وجود دارند و شما بایست فکر کنید که چه استفاده هایی از ایشان می توانید بنمایید، مخصوصاً با توجه به بحث دانشکده مجازی که راه افتاده است، دیگر نیازی به جابجایی فیزیکی آنان نیست و مسلماً این امر تأثیر زیادی دارد مثلاً یک فرد برجسته یک کرسی را تدریس می کند و از او برای سخنرانی دعوت نماییم که برای دانشگاه فرصت بسیار مناسبی است.
شما فکر می کنید دفتر دانش آموختگان با توجه به فعالیتهایی که انجام داده است به عنوان یک انجمن یا NGO موفق خواهد بود و یا اینکه بصورت یک واحد ستادی وابسته به دانشگاه باشد؟
چنین دفاتری معمولاً اگر خیلی لینک به مسائل اداری و اجرایی و ستادی نداشته نباشد، حسنهایی دارد و استقبال مردم به آن بیشتر است، بنابراین به نظر می رسد  که این واحد بهتر است که مقداری مستقل باشد و از طرفی بایستی آزادی کامل از دانشگاه نداشته باشد.
فکر می کنید این دفتر چکونه می تواند خود را به مجموعه دانشگاه معرفی کند؟
 من برای معرفی بیشتر این دفتر چند پیشنهاد دارم، اول اینکه مثلاً شما وقتی جلسات فارغ التحصیلان بر پا می نمایید برای بعضی از کارها از خود دانشجویان در حال تحصیل استفاده نمایید و به این ترتیب دانشجویی که مراسم فارغ التحصیلان را مشاهده می نماید، متوجه عظمت چنین دفتری خواهد شد و دیگر اینکه شما می توانید به نوعی در وقایع مهم دانشگاه شرکت نمایید. مثلاً در جشنهای مختلف دانشکده ها همچون جشن دانشکده پزشکی، با روپوش سفید حضور داشته باشید و به ایشان یادبودی هم هدیه دهید. این وقایع مسلماً می تواند بسیار  کمک کننده باشد و یا با توجه به اینکه سامانه دانش آموختگان راه اندازی شده است و خدمات آموزشی بصورت غیر حضوری انجام می شود سعی می کنیم آن را به صورت کشوری نیز اجرا نماییم، شما می توانید در زمان ارسال پکیج مورد نظر دانش آموختگان توسط این سامانه، پمپلت های معرفی این دفتر را آماده کرده تا به همراه این بسته ها ارسال شود. با ارسال آن افراد علاقمند به سایت دفتر مراجعه کرده و از فعالیتهای دانشکده و دانشگاه آگاه می شوند. البته ممکن است خیلی ها با سایت ارتباط زیادی نداشته باشند، اگر شما بتوانید برای فرد فارغ التحصیل مطالبی را به صورت مکتوب ارسال نمایید، مسلماً تاثیر خوبی دارد و البته این کار  نیز ملاحظات مخصوص به خود را خواهد داشت.  چرا که یا افراد متصور می شوند که یک کالای معمولی برای ایشان فرستاده شده است یا اینکه چیز مناسب مخصوصی برای ایشان فرستاده شده است. که ما متأسفانه خودمان کمتر در تعاملات با دیگران به این مسائل توجه می کنیم. برای مثال: رییس دانشگاه می خواهد نامه ای ارسال کند و بگوید که در فلان مراسم شرکت نمایید، اگر بالای نامه ای که بدست من می رسد اسم مرا نوشته باشد و پایین آن هم امضا داشته باشد، برای من یک معنی دارد. ولی اگر این گونه نباشد من متصور می شوم که نامه ای است که کپی گرفتند و برای همه فرستادند و مطمئناً خیلی فرق می کند. می خواهم بگویم که اگر این ترفندهای ارتباطی را هم داشته باشید، می توانید دانش آموختگان زیادی را به سمت خود جلب نمایید.
به عنوان معاون آموزشی، حوزه ای که در طول سال با هزاران دانشجو ارتباط مستمر دارید چه توصیه و پیشنهاد برای برقراری بهتر ارتباط بین دانش آموختگان و این دفتر دارید، دفتری که هزاران دانش آموخته دارد؟
به نظر من در ابتدا بایست اهداف و استراتژی های دفتر مشخص شود، اینکه دفتر قصد رفتن به چه سمتی را دارد. آیا دفتر علاقمند به برقراری ارتباط با دانش آموختگان است و این ارتباط زمانی می تواند موفق باشد که یک ارتباط برد، برد برقرار شود، به این ترتیب که دفتر می تواند چه چیزهایی به دانش آموختگان دهد و چه چیزهایی آنان به دفتر ارائه دهند. بایستی بررسی شود که چه زیرساخت و مسیری برای این کار لازم است و البته برای این منظور می بایست استراتژی های کلی را نیز در نظر گرفت. مثلاً اینکه دفتر قصد دارد این ارتباط را چقدر حضوری و چقدر غیر حضوری و یا چقدر رسمی و چقدر غیر رسمی اجرا نماید و حرکات بعدی را بایست بر اساس آن معین نمود مثلاً فرض  نمایید دفتر قصد دارد به دانش آموختگان یک اعتباری داده و یک اعتباری دریافت نماید و به این ترتیب قصد دارد افراد را به عنوان دانش آموخته خود معرفی نماید،  لازمه این امر این است که یک نشانی از دفتر داشته باشند. برای این منظور می بایست منابعی برای دفتر وجود داشته باشد و بدنبال این برود که راه های رسیدن به این منابع چیست و به این ترتیب در کنار کارهای روزمره دفتر، یک سری اهداف کلان و راهبردی برای خود تعریف نماید و این موضوع نیازمند برنامه ریزی وسیع می باشد و برای آن می بایست دید آینده نگری داشته باشیم و بعد از آن بایستی برنامه ریزی کنیم که چگونه قدم به قدم به سمت آن حرکت نماییم. با این کار در سال اول ممکن است که این کار نمودی نداشته باشد ولی برای سالهای آینده یک جهش بزرگی را شاهد خواهیم بود. زیرا حرکات آن برای سالهای آینده همراستا خواهد بود و آمد و شد دیگران بر دفتر تأثیری نخواهد گذاشت. همچنین دفتر دانش آموختگان نباید خیلی بروکراتیک باشد و بایست از نیروهای داوطلب استفاده نموده و اعلام نماید که مثلاً من از منابع عمومی کم استفاده می نمایم و منابع از بیرون جذب می کنم و ساز و کارهایی برای جذب منابع دارم و در واقع دانش آموختگانی هستند که با اعلام شما در رابطه با وجود چنین دفتری، برای همکاری به شما رجوع نمایند.
به عنوان کلام آخر اگر سخنی برای همکاران این دفتر دارید، ممنون می شویم بشنویم.
تشکر می کنم. برداشت من این است که تأسیس این دفتر از مواردی است که برای دانشگاه لازم و ضروری بوده و دانشگاه ما برای ما همچون گنجی بوده است و آدمهای بسیار فرهیخته ای وارد این دانشگاه شده اند و زمانی که بیرون می آیند، مستعدین جامعه خواهند بود و به این ترتیب مستعدین جامعه را نباید از دست بدهیم. که در این خصوص دفتر می تواند نقش مهمی ایفا نماید و البته همین که دفتر بتواند نظرات دانش آموختگان را هر سال که فارغ التحصیل می شوند جمع آوری نماید کار بزرگی انجام داده است و واقعاً تأثیر گذار است. مثلاً کسی که فارغ التحصیل این دانشگاه است را برای سخنرانی دعوت نماید و اینکه بگوید: «ببینید سختیهایی که شما متحمل می شوید، در انتها موفقیتهای بزرگی به همراه دارد»، به نظر من تأثیر خیلی خوبی دارد و چیزی است که ما به آن نیاز داریم و به این ترتیب هم احساس هویت و هم انگیزه ایشان تقویت می شود و انشاءا.. طبق همین روشی که می روید،  ادامه بدهید و مسلماً هر چه بیشتر زمان بگذرد بیشتر با کار آشنا می شوید. و عمیقتر وارد  می شوید و انشاءا.. تأثیر خیلی خوبی خواهد داشت.
خیلی ممنون از وقتی که به ما دادید و متشکریم از صحبتهای خوب شما.