در ابتدای این جلسه که در محل دفتر ارتباط با دانش آموختگان دانشگاه تشکیل شده بود، دکتر بهادری رئیس این دفتر  با تاکید بر اهمیت برگزاری این مراسم گفت: قبل از هر کاری بهتر است که در تمامی دانشکده ها کمیته ای جهت برگزاری این مراسم با مسئولیت دفاتر ارتباط با دانش آموختگان آن دانشکده تشکیل شده و با هماهنگی و حمایت رئیس محترم آن دانشکده و دیگر مسئولین برنامه های اجرایی را پیگیری نمایند.

وي با تاكيد بر برگزاري جلسات مستمر كميته هاي اجرايي دانشكده ها گفت: مطالبي كه براي آرايش فضاي نمايشگاه تاريخچه دانشگاه تهيه مي شود بايد به گونه اي باشد تا بازدیدکنندگان با تاریخچه دانشگاه و دستاوردها و مهمترین فعالیت های آن بیشتر آشنا شوند.

دکتر بهادری از همکاران دفتر ارتباط با دانش آموختگان دانشکده ها خواست تا علاوه بر همکاری با ستاد مرکزی، انتخاب پیشکسوتان به منظور تقدیر در مراسم اختصاصی دانشکده و مراسم بزرگداشت سالگرد تاسیس دانشگاه و همچنین دعوت از دانش آموختگان پیشکسوت را در دستور کار خود قرار دهند.

وی تبلیغات موثر از طریق سایت های دانشکده ها و دانشگاه را برای دعوت از مخاطبین را به منظور بازدید از نمایشگاه موثر خواند و در ادامه گفت: بهتر است هرچه زودتر از ایده و برنامه های دانشگاه تهران برای بزرگداشت هشتادمین سال تاسیس دانشگاه دارد اطلاع یافته و سپس نقشه و برنامه اجرایی تعیین گردد تا بتوانیم این مراسم را به خوبی برگزار نمایم.

دکتر گتمیری قائم مقام دفتر ارتباط با دانش آموختگان نیز در این جلسه با تاکید بر یکسان سازی تبلیغات و طرحهای تهیه شده جهت اطلاع رسانی از برگزاری این مراسم در دانشگاه و دانشکده ها گفت: چنانچه ستاد برگزاری بتواند اطلاع رسانی و تبلیغات مناسبی را از طریق سایتها داشته باشد نظر مسئولین برای مشارکت در این مراسم بیشتر شده و تجربه برنامه های گذشته نشان داده که تبلیغات موثر حضور روسای سران قوه کشور را نیز به همراه داشته است.

وی انجام مصاحبه با روسای دانشکده ها، افراد پیشکسوت و معرفی تاریخچه تاسیس واحدها و انعکاس این مطالب از طریق سایت را یکی از موثرترین فعالیت های تبلیغاتی و اطلاع رسانی عنوان و بر تدام انجام آن تاکید کرد: 

دکتر گتمیری در ادامه گفت: چنانچه ای دانشکده ها تمایل داشته باشند جلسه و همایش دانش آموختگان خود رادر طول زمان برپایی نمایشگاه در تالارهای دانشکده پزشکی برگزار نمایند می توانند برنامه خود را به دبیرخانه اعلام نمایند تا هماهنگی های بعدی صورت پذیرد.

وی در ادامه خاطر نشان کرد در صورتی که کانون های دانش آموختگان دانشکده ها تمایل به برگزاری گردهمایی داشته باشند، با برگزاری چنین مراسمی در حاشیه نمایشگاه می توان دانش آموختگان را با تاریخچه و دستاوردهای دانشگاه ببشتر آشنا کرد ضمن اینکه نمایشگاه نیز از مخاطبین بیشتری نیز برخورداد خواهد شد. 

در ادامه زاهدی مدیر امور عمومی دفتر نیز با اشاره به تجربه برگزاری مراسم مشابه به مناسبت هفتادوپنجمین سالگرد تاسیس دانشگاه گفت: خوشبختانه آن مراسم تجربیات خوبی داشت و امیدوارم با استفاده از آن تجربیات بتوانیم مراسم باشکوهی برگزار نماییم.

وی از انجام هماهنگی های لازم به منظور تامین منابع و آماده سازی محل برگزاری مراسم خبر داد و افزود: بخشی از این هماهنگی با همکاری مسئول دفتر ارتباط با دانش آموختگان دانشکده پزشکی انجام خواهد شد. 

زاهدی در ادامه به  تشریح فعالیت های مربوط به کمیته های اجرایی، فنی و پشتیبانی، تبلیغات و دبیرخانه این مراسم پرداخت و افزود: کلیه مسئولین دفاتر ارتباط با دانش آموختگان دانشکده ها در کمیته های اجرایی و تبلیغات عضو بوده و دانشکده پزشکی به جهت میزبانی برگزاری این مراسم در کمیته فنی و پشتیبانی مشارکت و همکاری خواهند داشت. 

وی با اشاره به فعالیت دبیرخانه در دفتر مرکزی از مدتها قبل گفت: مکاتبات اولیه برای فراخوان شرکت در نمایشگاه و اطلاع رسانی جهت برگزاری مراسم صورت گرفته و هفته آینده نیز جلسه ای با حضور مسئولین دفاتر دانش آموختگان و نمایندگان واحدهای تابعه به منظور هماهنگی برپایی نمایشگاه برگزار خواهد شد.

زاهدی در ادامه اظهار داشت طبق تصمیمات اتخاذ شده در جلسه ای که با حضور روسای محترم دانشکده ها برگزار شد مقرر شده است تا فضای دانشکده ها نیز در طول برگزاری این مراسم متناسب با این مناسبت آراسته شود. 

وی ضمن ارایه طرح پوستر مربوط به این مراسم از همکاران خواست تا نظر اصلاحی خود را مطرح نمایند تا در اسرع وقت نسبت به چاپ و توزیع آن اقدام شود.

دکتر نوروزی مسئول دفتر ارتباط با دانش آموختگان دانشکده پزشکی نیز از آمادگی کامل همکاران دانشکده برای همکاری با ستاد برگزاری و همچنین برپایی غرفه ای برای به تصویر کشیدن عظمت و تاریخچه دانشکده پزشکی در نمایشگاه خبر داد.

وی خاطر نشان کرد  این مراسم فراتر از دانشکده و دانشگاه بوده و یک مراسم ملی است چرا که آموزش نوین پزشکی با تاسیس ساختمان دانشکده پزشکی در کشور آغاز شده است.

دکتر نوروزی با تاکید بر موفقت فعالیت های تیمی از برگزاری جلسات هماهنگی با ناظمه های فنی گروه های دانشکده به منظور جمع آوری اطلاعات استادان، کارکنان و دیگر اطلاعات گروه مربوطه خبر داد.

وی همچنین گفت: با توجه به برگزاری جلسات مختلف در تالار ابن سینا و عزلت، ارتباط این دو تالار به صورت وب برقرار بوده و در صورت افزایش تعداد شرکت کنندگان بیش از ظرفت تالار ابن سینا می توان از تالار عزلت برای استقرار میهمانان استفاده کرد.

مسئول دفتر ارتباط با دانش آموختگان دانشکده پزشکی دعوت از کانون های دانش آموختگان دانشکده جهت شرکت در نمایشگاه و مراسم بزرگداشت را از برنامه های این دفتر عنوان کرد و پیشنهاد داد برای دانش آموختگان و کارکنان قدیمی که پس از سالها دوباره به دانشکده خود باز می گردند تور دانشکده گردی برگزار گردد.

دکتر اخوان دبیر دفتر ارتباط با دانش آموختگان دانشکده بهداشت نیز با تاکید بر اهمیت  تشکیل کمیته سیاستگذاری  و مدیریت این مراسم گفت: دانشکده ها نیز برای برنامه ریزی و اجرای بهتر این مراسم نیازمند تشکیل کمیته ای مشابه دارند که از حمایت رئیس و معاون اداری و مالی دانشکده نیز برخوردار باشد.

وی در ادامه بر یکسان سازی معیارهای انتخاب استادان برگزیده و دیگر منتخبین جهت تقدیر در مراسم تاکید کرد و افزود: کارگروهی که به تعیین این معیارها خواهد پرداخت مشخص خواهد کرد که چه کسانی و چه تعداد از هر دانشکده ای می توانند در این مراسم مورد تقدیر قرار گیرند.

دکتر اخوان یادآور شد نکات مهمی که برای تهیه مصاحبه ها و گزارشات تصویری باید رعایت شود از سوی ستاد به دانشکده ها اعلام شود تا کلیپ های تهیه شده توسط دانشکده ها یکسان سازی شود.

در ادامه جلسه مسئولین دفاتر ارتباط با دانشکده ها نظرات و پیشنهادات و نظرات خود را ارایه کردند و از سوی مسئولین دفتر ارتباط با دانش آموختگان به سوالات مطرح شده پاسخ داده شد.

گفتنی است که در پایان این جلسه اعضای کمیته های ستاد برگزاری مراسم مشخص و در خصوص وظایف مربوطه بحث و تبادل نظر شد.